Knowledge Base > Uitgaven > Scan en Herken > Scannen en verwerken van uitgaven

in Scan en HerkenUitgaven

Iedere ondernemer ontvangt facturen van leveranciers. Veel leveranciers sturen hun factuur in pdf formaat via mail en er zijn leveranciers welke de ondernemer in staat stellen hun factuur van een website te downloaden.

Daarnaast heeft vrijwel iedere ondernemer te maken met facturen welke op papier zijn bijgesloten bij afgeleverde producten, maar ook zeker met pinbonnen van bijvoorbeeld een benzinestation.

Yoursminc stelt je met de functie ‘Scan & Herken’ in staat om facturen in pdf of jpg formaat aan te bieden om te worden verwerkt, waarbij het resultaat hiervan een ‘boekingsvoorstel’ zal zijn. Een boekingsvoorstel is in principe in ingevoerde Uitgave welke alleen nog maar hoeft te worden gecontroleerd en daarna ‘definitief’ kan worden gemaakt.

Met gebruikmaking van ‘Boekingsregels’ is het zelfs mogelijk om een boekingsvoorstel een 100% accurate uitgave te laten opleveren welke automatisch kan worden verwerkt. Denk eens aan de tijdsbesparing welke hierbij mogelijk is!

Om uitgaven te scannen kies je voor menuoptie Facturen – Uitgaven – Scan & Herken – Aanbieden uitgaven

Binnen de nu getoonde pagina kun je 1 of meerdere uitgaven ineens selecteren en aanbieden om te worden verwerkt. Het volgende voorbeeld toont de selectie van een 2-tal uitgaven:

Druk na het selecteren van de uitgaven op [Upload bestand(en)] en de uitgaven worden aan het ‘Herkenproces’ aangeboden. Door op de knop [Statusoverzicht] te drukken krijgen we een overzicht te zien van de uitgaven welke aan ‘Scan & Herken’ zijn aangeboden en de status hiervan.

Het voorbeeld toont de 2 zojuist aangeboden uitgaven met status ‘Wacht op verwerking’. We zullen binnen korte tijd zien dat na verversen van deze pagina (Druk nogmaals op [Ga]) de status veranderd zal zijn in ‘Succesvol verwerkt’.

De verwerkte uitgaven bevatten eveneens een omkadert factuurnummer, waarmee het boekingsvoorstel binnen Yoursminc is vastgelegd. Door op een kader te drukken wordt de Uitgave pagina getoond met hierin het betreffende boekingsvoorstel getoond:

Het voorbeeld toont een van de 2 gescande documenten welke we voor verwerken hebben aangeboden. Aan de onderzijde van de pagina zien we de aangeboden uitgave in 2 verschillende formaten n.l.: het formaat waarin de gescande uitgave werd aangeboden (in ons voorbeeld een pdf) en een jpg presentatie van de gescande en verwerkte uitgave. Door de muis boven het ‘oog’ te houden wordt de betreffende jpg getoond zoals het volgende voorbeeld laat zien. We zien nu een presentatie van de gescande uitgave.

We hebben nu visuele controle op de originele uitgave en kunnen vaststellen of het boekingsvoorstel nog moet worden aangevuld en deze vervolgens ‘definitief’ maken (druk op [Definitief]) waarna de uitgave binnen de administratie wordt geboekt.

 

Scan & Herken is zelflerend

Op het moment dat een aangeboden uitgave is herkend en in Yoursminc als een boekingsvoorstel is gecreëerd (een Uitgave), dan zal je deze alvorens ‘definitief’ te maken willen controleren. Dit wil je zeker als het de eerste keer is dat je van de betreffende leverancier een uitgave voor herkenning hebt aangeboden.

Veelal wordt de eerste keer dat een gescande uitgave is aangeboden voor herkenning niet duidelijk wat de juiste omschrijving is van de uitgave en zal je handmatig de juiste grootboekrekening en/of kostencategorie moeten toewijzen. Als je dit eenmalig hebt gedaan, zullen alle volgende facturen van dezelfde leverancier een nauwkeurige boekingsvoorstel opleveren. De gegevens uit een eerdere verwerking zullen nu worden gebruikt.

 

LET OP!

  • Aan het gebruik van ‘Scan & Herken’ zijn extra kosten verbonden. Raadpleeg onze website voor de geldende tarieven.
  • Tevens is het belangrijk te weten dat er voor ieder aangeboden document de kosten in rekening worden gebracht. Dit geldt dus ook voor niet of slecht leesbare documenten of documenten van een formaat wat niet wordt ondersteund.
  • Formaten welke momenteel worden ondersteunt zijn pdf en jpg
  • Momenteel wordt slechts 1 factuur (of bon) per document ondersteund. Een document met hierop meerdere bonnetjes gescand zal niet worden herkend (maar wel in rekening gebracht).
  • Momenteel worden alleen facturen van Nederlandse leveranciers ondersteund.
  • De mate waarin documenten correct / volledig worden herkend is in sterke mate afhankelijk van de kwaliteit van het aangeleverde document. Slechte scans worden veelal niet herkend.
  • Bonnen/Inkoopfacturen worden herkend op basis van:
    • KvK nummer
    • Bedrijfsnaam mits deze herkenbaar is (grafisch logo zal niet worden herkend)
    • Btw-nummer of IBAN mits herkenbaar