Hoe kan ik gebruik maken van Contactcategorieën?

Hoe kan ik gebruik maken van Contactcategorieën?

Yoursminc ondersteunt het categoriseren van Contacten. Hierbij wordt in eerste instantie de volgende categorieën onderkend:

  • Leverancier
  • Klant
  • Binnenland
  • Buitenland binnen EU
  • Buitenland buiten EU

De toewijzing van Contacten aan een of meerdere van deze categorieën gebeurt automatisch naar aanleiding van:

Leverancier
Zodra een Uitgave (of Inkoopfactuur) voor een Contact wordt ingevoerd, wordt de betreffende Contact als ‘Leverancier’ aangemerkt.

Klant
Zodra een Product of Dienst aan een Contact wordt gefactureerd, wordt de betreffende Contact als ‘Klant’ aangemerkt.

Binnenland
Afhankelijk van het vestigingsadres.

Buitenland binnen EU
Afhankelijk van het vestigingsadres.

Buitenland buiten EU
Afhankelijk van het vestigingsadres.

In tweede instantie kan een gebruiker eigen Contactcategorieën toevoegen en deze aan Contacten toewijzen.

Voor de creatie van een Contactcategorie ga je als volgt te werk:

Kies vanuit menu Diverse – Voorkeuren – Contactcategorieën

 

Overzicht contactcategorieën

 

In deze pagina worden de reeds gedefinieerde Contactcategorieën getoond. Hier vind je ook de voorgedefinieerde categorieën (ook wel systeemcategorieën genoemd) terug.

Deze ‘systeemcategorieën’ kunnen niet worden verwijderd of gewijzigd. Het is overigens wel mogelijk om aan een systeemcategorie een Factuurontwerp toe te wijzen, hierover verder in dit artikel meer.

Voor de creatie van een nieuwe Contactcategorie druk je nu op [Creëer]

 

Creeer een contactcategorie

 

Voer je gegevens in en druk op [Creëer]

Toewijzen van een specifiek Factuurontwerp

De Belastingdienst verlangt, als je goederen of diensten levert aan andere EU-landen, dat je op de factuur het btw-identificatienummer van je afnemer vermeld.

Je zou dit kunnen doen door binnen Yoursminc hiervoor een specifiek Factuurontwerp te creëren en deze toe te wijzen aan de Contactcategorie ‘Buitenland binnen EU’.

 

Contactcategorie toegewezen aan 'Buitenland binnen EU'

 

Door te ‘dubbel-klikken’ in het kader ‘Wijzig contactgegevens‘ wordt een dialoog getoond, waarin je het plaatsen van het Btw-nummer kunt opnemen. In het volgend voorbeeld wordt dit gedaan met: VAT-id: {BTW}. Dit zal uiteindelijk resulteren in het plaatsen van het Btw-nummer van de klant.

 

Wijzigen van bedrijfsgegevens binnen het factuurontwerp

 

Vervolgens kan het betreffende Factuurontwerp worden toegewezen aan een van de Contactcategorieën

 

Factuurontwerp toegewezen aan een contactcategorie

 

Op het moment nu dat je een factuur creëert voor de levering van goederen of diensten (Producten of Abonnementen binnen Yoursminc) zal op basis van de toewijzing van de klant aan de Contactcategorie ‘Buitenland binnen EU’, automatisch het betreffende Factuurontwerp worden gebruikt voor de vormgeving van de factuur.

 

Selecteer een contact voor de creatie van een factuur

 

De factuur zal nu automatisch de juiste opmaak tonen.

 

Op basis van de contactcategorie wordt de juiste factuuropmaak gekozen