Het gebruik van Kostencategorieën binnen Yoursminc

Het gebruik van Kostencategorieën binnen Yoursminc

Kostencategorieën stellen je instaat om de kosten welke je maakt ten behoeve van je onderneming onder te verdelen in categorieën.

Zodra je voor het eerst met je administratie begin binnen Yoursminc zijn er al een aantal Kostencategorieën voorgedefinieerd, zie het volgende schermafdruk:

 

Voorgedefinieerde kostencategorieën

 

We zij nu bijvoorbeeld in staat om een overzicht te maken waarin de gemaakte kosten netjes worden gegroepeerd per Kostencategorie, zoals in het volgende voorbeeld:

 

Overzicht kosten per categorie per periode

 

Goed, nu we weten waarvoor we Kostencategorieën binnen Yoursminc kunnen gebruiken, gaan we kijken hoe we de kosten kunnen toewijzen aan een specifieke Kostencategorie.

Binnen Yoursminc kunnen we dit doen m.b.v. de volgende functies:

  • Invoeren Uitgave
  • Creatie Kasafschrift
  • Creatie Memoriaalboeking

We nemen nu als voorbeeld het invoeren van een Uitgave:

 

Invoeren van een uitgave

 

In dit voorbeeld wordt een Inkoopfactuur (Uitgave) ingevoerd welke is ontvangen van wijnhuis ‘Saporiti Wines’ voor de levering van een door rode wijn. We willen deze kosten toewijzen aan Kostencategorie ‘Relatiegeschenken’ zodat we goed in de gaten kunnen houden welke kosten er hiervoor worden gemaakt tijdens onze bedrijfsvoering.

 

Selecteer een kostencategorie

 

Als we de lijst onder ‘Kostencategorie’ openen, zien we dan ook alle ‘Voorgedefinieerde’ Kostenplaatsen waaruit we kunnen kiezen. Overigens kun jezelf Kostencategorieën toevoegen indien je daar behoefte aan hebt.

Nadat we de Uitgave in ons voorbeeld definitief hebben opgeslagen zal eveneens de verwerking binnen het Grootboek plaatsvinden. Als we daarna vanuit het menu ‘Meer’ kiezen voor de optie ‘Toon journaalposten’ zien we precies welke journaalposten zijn aangemaakt:

 

Toon aangemaakte journaalposten

 

We zien hier dat de ‘Kostenboeking’ is toegewezen aan Kostencategorie ‘Relatiegeschenken’. Wat we hier tevens zien is dat de boeking heeft plaatsgevonden op Grootboekrekening ‘4550 – Overige verkoopkosten’. Hoe heeft dit kunnen gebeuren, we hebben nl tijdens het invoeren van de Inkoopfactuur (Uitgave) nergens een Grootboekrekening toegewezen….

Binnen Yoursminc wordt de Grootboekrekening waarop (in ons voorbeeld) de ‘Kosten’ boeking plaatsvindt indirect toegewezen nl via de Kostencategorie.

Stel we zouden terug gaan naar het overzicht van Kostencategorieën en daar Kostencategorie ‘0006 – Relatiegeschenken’ openen door op [Wijzig] te klikken, dan zouden we zien welke Grootboekrekening aan de Kostencategorie is toegewezen.

 

Toewijzen van een grootboekrekening aan een kostencategorie

 

Hier zien de Grootboekrekening ‘4550 – Overige verkoopkosten’ toegewezen, hetgeen verklaart waarom de boeking in ons voorbeeld op deze rekening heeft plaatsgevonden.

Kunnen we tijdens het invoeren van een Uitgave niet direct bepalen op welke Grootboekrekening de ‘Kosten’ boeking moet plaatsvinden? Jazeker, we kunnen dit door tijdens de invoer van de Uitgave bij de betreffende regel te klikken op het ‘Penseel’ icoon links van de regel:

 

Toewijzen van gemaakte kosten aan een kostencategorie

 

In dit voorbeeld kiezen we ervoor om de ‘Kosten’ boeking te laten plaatsvinden op Grootboekrekening ‘4520 – Representatie’.

Na vervolgens de Uitgave definitief te hebben gemaakt en vanuit het menu ‘Meer’ weer voor optie ‘Toon journaalposten’ te hebben gekozen zien we de ‘Kosten’ boeking welke nu is gemaakt op de betreffende Grootboekrekening:

 

Tonen van de aangemaakte journaalposten

 

We hebben nu dus zowel de boeking toegewezen aan Kostencategorie ‘Relatiegeschenken’ en hebben er tevens zelf voor gekozen om de boeking op Grootboekrekening ‘4520 – Representatie’ te laten gebeuren in plaats van op de aan de Kostencategorie toegewezen Grootboekrekening ‘4550 – Overige verkoopkosten’.